Budget Preparation - Non Plan Proposal (ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കല്‍ - നോണ്‍ പ്ലാന്‍ പ്രൊപ്പോസല്‍)

http://panchayathhelpdesk.blogspot.com/2021/12/budget-preparation-helper-for.html

Budget Preparation 

ഘടക സ്ഥാപന മേധാവികളുടെ യോഗം – ഡിസംബര്‍ 15

ഫോറങ്ങള്‍ നല്കല്‍ - ഡിസംബര്‍ 15

പ്രൊപ്പോസലുകള്‍ സ്വീകരിക്കല്‍ - ജനുവരി 15

സ്റ്റാന്റിംഗ് കമ്മിറ്റികള്‍ യോഗം – ജനുവരി 22

ധനകാര്യ സ്റ്റാന്റിംഗ് കമ്മിറ്റിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കല്‍ - ഫെബ്രുവരി 1

ബജറ്റ് ഫോറങ്ങള്‍ തയ്യാറാക്കല്‍ - മാര്‍ച്ച് 1

പ്ലാന്‍-നോണ്‍ പ്ലാന്‍ സംയോജനം

ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് യോഗം – മാര്‍ച്ച് 7 ന് മുമ്പ്

ബജറ്റ് അംഗീകാരം – മാര്‍ച്ച് 31 ന് മുമ്പ്

ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കലിനു മുന്നോടിയായി നോണ്‍ പ്ലാന്‍ ബജറ്റ് പ്രൊപ്പോസല്‍ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികള്‍ പുരോഗമിക്കുകയാണല്ലോ. ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികളുടെ യോഗനടത്തിപ്പുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ധാരാളം സംശയങ്ങള്‍ പുതിയ അക്കൗണ്ടന്‍റുമാരില്‍നിന്നും ഉയര്‍ന്ന സാഹചര്യത്തിലാണ് ഈ കുറിപ്പ് പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നത്.

ബജറ്റുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ഓഡിറ്റ് നിരീക്ഷണങ്ങളില്‍ ഏറ്റവും കൂടുതല്‍ ഇടം പിടിക്കാറുള്ളതാണ് നടപടിക്രമങ്ങള്‍ പാലിച്ചിട്ടില്ല എന്നത്. അതിനു പ്രധാനകാരണമാകാറുള്ളത്, ഡിസംബര്‍ 15നും ജനുവരി 15നും ഇടയില്‍ ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികളുടെ യോഗം തുടര്‍ന്ന് ഫെബ്രുവരി 1നകം വിവിധ സ്റ്റാന്റിംഗ് കമ്മിറ്റികളില്‍ നോണ്‍പ്ലാന്‍ ബജറ്റ് ചര്‍ച്ച എന്നിവ നടത്തിയതിന്റെ രേഖകള്‍ സൂക്ഷിക്കാത്തതാണ്. അതിനാല്‍ വിവിധ യോഗങ്ങളുടെ രജിസ്റ്ററില്‍ ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികളുടെ യോഗം രേഖപ്പെടുത്തണം. അതിന്റെ മിനുട്ട്‌സും രേഖപ്പെടുത്തണം.

പദ്ധതിയിതര ബജറ്റ് രൂപീകരണത്തിനും ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ മെയിന്റനന്‍സ് പ്ലാന്‍ രൂപീകരണത്തിനുമായുള്ള ശുപാര്‍ശകള്‍ സ്വീകരിക്കുന്നതിനായി വിളിച്ചുചേര്‍ത്ത ഘടകസ്ഥാപന മേധാവികളുടെ യോഗത്തില്‍ പങ്കെടുത്തവരുടെ ഹാജരും നടപടി ക്രമവും എന്ന്  തലക്കെട്ട് കൊടുക്കാം.


ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികളുടെ യോഗത്തില്‍ അടുത്ത ബജറ്റില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്താനുള്ള ആവശ്യങ്ങള്‍ മുഴുവനും വാങ്ങാം. അതതു വകുപ്പുകളില്‍നിന്നും തുക അനുവദിക്കാന്‍ സാദ്ധ്യതയുള്ള വേതനം തുടങ്ങിയവയൊഴികെ അടുത്ത ഒരു വര്‍ഷത്തെ അവരുടെ ആവശ്യങ്ങള്‍ എ2 ഷീറ്റില്‍ കൂടുതല്‍ വരികള്‍ ചേര്‍ത്തും വാങ്ങാം. ഇവിടെ ചിലര്‍ക്കെങ്കിലും സംശയം തോന്നാവുന്നത് മൃഗാശുപത്രി ചുറ്റുമതില്‍ കെട്ടല്‍ എന്നത് ആണ് ഒരു ഘടകസ്ഥാപനത്തിന്റെ ആവശ്യം. അത് പദ്ധതിയിതര ബജറ്റ് പ്രൊപ്പോസല്‍ അല്ലല്ലോ. ചുറ്റുമതില്‍ കെട്ടുന്നത് നമ്മള്‍ സാധാരണ ഗതിയില്‍ പദ്ധതിയില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയല്ലേ ചെയ്യുക. അങ്ങനെയുള്ളവ എ2 ഷീറ്റില്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടതുണ്ടോ. പദ്ധതിയുടെ ഭാഗമായും ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികളുടെ യോഗം വിളിച്ചുചേര്‍ക്കേണ്ടതുണ്ട്. കോവിഡ് സാഹചര്യത്തില്‍ ഈ യോഗത്തില്‍ത്തന്നെ പദ്ധതി പ്രൊപ്പോസലുകളും വാങ്ങുന്നത് നല്ലതായിരിക്കും എന്നേ പറയാന്‍ കഴിയൂ.
അവര്‍ തരുന്ന പ്രൊപ്പോസലുകളില്‍ പദ്ധതിയിതര ബജറ്റ് പ്രൊപ്പോസലുകളും ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ മെയിന്റനന്‍സ് പ്ലാനും വേര്‍തിരിച്ച് നമുക്ക് നോന്‍ പ്ലാന്‍ ബജറ്റിന്റെയും പ്ലാന്‍ ബജറ്റിന്റെയും നടപടികളുമായി മുന്നോട്ടു പോകാം.

ഡിസംബര്‍ 15-നോടനുബന്ധിച്ച് ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികളുടെ യോഗം വിളിച്ചു ചേര്‍ത്ത് നോണ്‍  പ്ലാന്‍ പ്രൊപ്പോസലിനുള്ള നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ തരുന്നതിന് ആവശ്യപ്പെടണം.

ബജറ്റ് പ്രെപ്പറേഷന്‍ ഹെല്‍പ്പര്‍ ടൂളിലെ എ1, എ2 ഷീറ്റുകള്‍ പ്രിന്‍റെടുത്ത് നല്‍കണം.

(പഞ്ചായത്ത് ഹെല്‍പ്പ് ഡെസ്ക്ക് - ടൂള്‍സ് ആന്‍റ് നോട്ട്സ് അറേഞ്ച്ഡ് സബ്ജക്ട് വൈസ് - അക്കൗണ്ട് ടൂള്‍സ് എന്ന ലിങ്കില്‍നിന്നും ബജറ്റ് പ്രെപ്പറേഷന്‍ ഹെല്‍പ്പര്‍ ടൂള്‍ ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യാം. ടൂള്‍ സംബന്ധിച്ച് കൂടുതല്‍ വിവരങ്ങള്‍

https://panchayathaccountsknowhow.blogspot.com/2021/12/budget-preparation-helper-for.html

എന്ന ലിങ്കില്‍ ലഭിക്കും. ഇത് ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത് ഹോം പേജില്‍ പഞ്ചായത്തിന്‍റെ പേര് മാറ്റിയാല്‍ പ്രിന്‍റെടുക്കാം. അല്ലെങ്കില്‍ ഈ ടൂള്‍ ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളിലേക്ക് അയച്ചുനല്‍കിയാല്‍, അവര്‍ക്ക് ടൈപ്പ് ചെയ്തു പ്രിന്‍റെടുക്കാം. അത് കാണാനും ഭംഗിയുണ്ടാകും.)

എ1 ഷീറ്റില്‍ ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ നോണ്‍പ്ലാന്‍ ചെലവു പ്രൊപ്പോസലുകളും 

എ2 ഷീറ്റില്‍ ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ നോണ്‍പ്ലാന്‍ വരവു പ്രൊപ്പോസലുകളും കാണാം.

ഇതില്‍ എന്തെല്ലാം പൂരിപ്പിക്കണം എന്നതാണ് പലരെയും അലട്ടുന്നത്.

ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ മുഴുവന്‍ ചെലവുകളും ഇതില്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടതില്ല.

ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പളം വകുപ്പുമുഖേനയാണ്. പദ്ധതി പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ പ്ലാന്‍ പ്രൊപ്പോസലിന്‍റെ ഭാഗമാണ്.

ഇവയ്ക്കു പുറമേ, താല്‍ക്കാലിക ജീവനക്കാരുടെ ചെലവുകള്‍, സ്റ്റേഷനറി ചെലവുകള്‍,

വെള്ളം, വൈദ്യുതി, ഫോണ്‍ ചാര്‍ജുകള്‍

പദ്ധതിയുടെ ഭാഗമല്ലാതെയുള്ളവയും എന്നാല്‍ പഞ്ചായത്തില്‍നിന്നും തുക അനുവദിക്കേണ്ടവയുമായ മറ്റു ചെലവുകള്‍

തുടങ്ങിയവ എ1 ഷീറ്റിലും

ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളില്‍നിന്നുള്ള തനതുവരവുകള്‍ എ2 ഷീറ്റിലും രേഖപ്പെടുത്തണം.

മീന്‍കുളങ്ങള്‍, ഫലവൃക്ഷങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവയുടെ ആദായം, ഉപയോഗശൂന്യമായ മരുന്നു കുപ്പികള്‍ തുടങ്ങിയവ വിറ്റഴിച്ചതിന്‍റെ വരുമാനം തുടങ്ങിയവയുണ്ടെങ്കില്‍ ഇതില്‍ ചേര്‍ക്കണം.

എ1,എ2ഷീറ്റുകളിലൂടെ നോണ്‍ പ്ലാന്‍ പ്രൊപ്പോസല്‍ തരുന്നതിനോടൊപ്പം ഘടകസ്ഥാപനങ്ങള്‍ നേരിടുന്ന പ്രശ്നങ്ങള്‍ ആരായാനും അവയ്ക്കു പരിഹാരം കാണാനും ഈ യോഗം ഉപയോഗിക്കണം.

ബില്‍ പാസ്സാക്കലുമായി ബന്ധപ്പെട്ടോ, ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ക്ക് തുക അനുവദിക്കുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ടോ ഉള്ള ആശങ്കകള്‍ തീര്‍ക്കാനും ഈ അവസരം ഉപയോഗിക്കണം.

ഘടകസ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കുള്ള ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ക്കായി ഓരോ വര്‍ഷത്തേക്കുമുള്ള നോണ്‍ പ്ലാന്‍ പ്രൊപ്പോസലുകള്‍ തരുന്നത് ക്രോഡീകരിച്ച് ആ തുകയ്ക്കുള്ള പ്രോജക്ടാണ് ഓരോ വര്‍ഷവും ഈയിനത്തില്‍ വെക്കേണ്ടത്.

ചില പഞ്ചായത്തുകളില്‍ അതതു ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികളെത്തന്നെ നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥരാക്കി വിവിധ പ്രോജക്ടുകളാക്കിയാണ് ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ നടത്തുന്നത്.

ചിലയിടത്ത് പഞ്ചായത്ത് സെക്രട്ടറി നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥനായി ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ എന്ന പേരില്‍ ഒരൊറ്റ പ്രോജക്ടായും നടത്തിവരുന്നു. (തനതുഫണ്ട് / റോഡിതര സംരക്ഷണഫണ്ട്)

സെക്രട്ടറി നിര്‍വഹണം നടത്തുന്ന പ്രോജക്ടാണെങ്കില്‍ വര്‍ഷാരംഭത്തില്‍ത്തന്നെ, ആ വര്‍ഷത്തേക്ക് എത്ര തുകയാണോ ഘടകസ്ഥാപനങ്ങള്‍ ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ക്കുള്ള നോണ്‍ പ്ലാന്‍ ചെലവ് പ്രൊപ്പോസലായി തന്നിട്ടുള്ളത് അതിന്‍റെ പകുതി തുക അതത് ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് കൈമാറാവുന്നതാണ്. അതോടൊപ്പം തുക കൈമാറിയതായും അതിന്‍റെ വിനിയോഗം സംബന്ധിച്ചും താഴെക്കാണിക്കും പ്രകാരമുള്ള ഒരു അറിയിപ്പും ഘടകസ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു നല്‍കേണ്ടതാണ്.

മറ്റത്തൂര്‍‍ ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് സെക്രട്ടറിയുടെ

 നടപടി ക്രമങ്ങള്‍

(ഹാജര്‍ : ടി.ജി.സജി‍)

വിഷയം : മറ്റത്തൂര്‍‍ ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത്- ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ക്ക്

മുന്‍കൂര്‍ തുക അനുവദിച്ചുകൊണ്ട് ഉത്തരവ് പുറപ്പെടുവിക്കുന്നത് സംബന്ധിച്ച്

പരാമര്‍ശം : (൧) 83/2017/fin തിയതി 24.11.2017 -ാം നമ്പര്‍ ധനകാര്യവകുപ്പ് സര്‍ക്കുലര്‍

(൨) പ്രോ.നം. 94/20 കൈമാറിക്കിട്ടിയ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ ആവര്‍ത്തന

ചെലവുകള്‍ക്ക് പണം അനുവദിക്കല്‍

(൩) 2019-20 വര്‍ഷത്തെ ബജറ്റ് നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍

ഉത്തരവ് നമ്പര്‍ എ2-1000/2019 തിയതി 27-07-2019

മറ്റത്തൂര്‍ ഗ്രാമപ്പഞ്ചായത്ത് ജനകീയാസൂത്രണം രണ്ടാഘട്ടം 2019-20 വാര്‍ഷിക പദ്ധതിയില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയ പ്രോ. നം. 94/20 കൈമാറിക്കിട്ടിയ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ക്ക് പണം അനുവദിക്കല്‍ പ്രോജക്ട് പ്രകാരം‍ രൂ. 5,00,000/- വകയിരുത്തിയിട്ടുള്ളതാണ്. 2019-20 വര്‍ഷത്തെ ബജറ്റില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയതു പ്രകാരം ഓരോ ഘടക സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കും ആനുപാതികമായി താഴെപ്പറയും വിധം മുന്‍കൂര്‍ തുക അനുവദിച്ചുകൊണ്ട് ഇതിനാല്‍ ഉത്തരവാകുന്നു. മേല്‍തുക അതത് ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ ട്രഷറി അക്കൗണ്ടിലേക്ക് വരവുവെക്കേണ്ടതും വൈദ്യുതി ബില്‍, വെള്ളക്കരം, ടെലഫോണ്‍ ചാര്‍ജ് തുടങ്ങിയ ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ക്ക് വിനിയോഗിക്കേണ്ടതും വിനിയോഗശേഷം ആയതു സംബന്ധിച്ച സാക്ഷ്യപത്രം രേഖാമൂലം സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടതും കൂടുതല്‍ തുക ആവശ്യമായ പക്ഷം അപേക്ഷ സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടതും 2020 ഫെബ്രുവരി 28നു ശേഷം വിനിയോഗിക്കാതെ ബാക്കി വരുന്ന തുക പഞ്ചായത്ത് ഫണ്ടിലേക്ക് 15-03-2020നകം തിരിച്ചടവാക്കേണ്ടതുമാകുന്നു.

(൧) അസി.എന്‍ജിനീയര്‍, ത.സ്വ.ഭ.വ. - 12,000

(൨) കൃഷി ഓഫീസര്‍ - 17,500

(൩) പ്രധാനാധ്യാപകന്‍, ജിഎല്‍പിഎസ്, കോടാലി - 38,000

(൪) പ്രധാനാധ്യാപിക, ജിയുപിഎസ്, ലൂര്‍ദ്ദ്പുരം - 20,000

(൫) പ്രധാനാധ്യാപിക, ജിഎല്‍പിഎസ്, മറ്റത്തൂര്‍ - 23,500

(൬) ഐസിഡിഎസ് സൂപ്പര്‍വൈസര്‍ - 1,07,500

(൭) വെറ്ററിനറി സര്‍ജന്‍ - 2,500

(൮) പ്രധാനാധ്യാപിക, ജിയുപിഎസ്, വെള്ളിക്കുളങ്ങര - 25,500

ആകെ - രൂ.2,46,500/-

‍

സെക്രട്ടറി

പകര്‍പ്പ്

(൧) ട്രഷറി ഓഫീസര്‍, സബ് ട്രഷറി, പുതുക്കാട്

(൨) അതത് ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികള്‍ക്ക്

(൩) ബില്‍

ഘടകസ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു കൈമാറുന്ന തുക മുന്‍കൂര്‍ നല്‍കുന്നതായി സാംഖ്യ/ILGMSല്‍ രേഖപ്പെടുത്തണം. അവരില്‍നിന്നു വിനിയോഗ സാക്ഷ്യപത്രം ലഭിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് അത് റെക്ടിഫിക്കേഷന്‍ ജേണല്‍ വഴി അതത് ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ ആവര്‍ത്തനച്ചെലവിനത്തിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യണം. ഇനിയും തുക വേണമെന്ന് ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികള്‍ റിക്വിസിഷന്‍ മുഖേന ആവശ്യപ്പെടുന്ന പക്ഷം, തുടര്‍ന്നും തുക അനുവദിക്കണം. സാമ്പത്തികവര്‍ഷാവസാനം ബാക്കി വരുന്ന തുക തിരികെ അടവാക്കുകയോ, അടുത്ത വര്‍ഷം തുടര്‍ന്ന് ഉപയോഗിക്കാന്‍ രേഖാമൂലം അനുവാദം നല്‍കുകയോ ചെയ്യാം.

അങ്ങനെ അനുവാദം നല്‍കുന്ന പക്ഷം, അടുത്ത വര്‍ഷം മേല്‍‍തുക കഴിച്ച് ബാക്കി തുക മാത്രമേ മുന്‍കൂറായി അനുവദിക്കാവൂ.

ഇക്കാര്യങ്ങളും അവരോടു പറയണം. ഇന്ന് എത്ര ആവശ്യപ്പെട്ടോ, അത്രയേ അടുത്തകൊല്ലം തരൂ. എന്ന ബോദ്ധ്യം വേണം. മാറ്റം വരുന്നുണ്ടെങ്കില്‍ അതിനുള്ളകാരണങ്ങളും കാണണം.

ഇത്രയും കാര്യങ്ങളാണ് ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കലുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ജനുവരി 15നകം ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടത്. 

Contributors

Manoj Mukundan, HC, Anakkara GP, Palakkad 9446 407 279