Deduction of Honorarium of Members due to Covid (മാനവേതനത്തില്‍നിന്ന് കുറവു ചെയ്ത കോവിഡ് അനുബന്ധ തുക )

 ജനപ്രതിനിധികളുടെ മാനവേതനത്തില്‍നിന്ന് കുറവു ചെയ്ത കോവിഡ് അനുബന്ധ തുക സംബന്ധിച്ച് സ്വീകരിക്കാവുന്ന നടപടികള്‍ ഇനി പറയും പ്രകാരമാണ്.

1. തുക തനതുഫണ്ട് അക്കൗണ്ടിലാണെങ്കില്‍ ജേണല്‍ വഴി ലയബിളിറ്റി കുറയ്ക്കാന്‍ നടപടി സ്വീകരിക്കാവുന്നതാണ്.

2.SDTSB അക്കൗണ്ടിലാണ് തുകയെങ്കില്‍ അത് തനതുഫണ്ടിലേക്ക് മാറ്റി കോണ്ട്ര ചെയ്ത ശേഷം ജേണല്‍ വഴി ലയബിളിറ്റി കുറയ്ക്കാന്‍ നടപടി സ്വീകരിക്കാവുന്നതാണ്. (മിക്കവാറും പഞ്ചായത്തുകള്‍ 31.03.2021നു തന്നെ ഈ തുക തനതുഫണ്ട് ബാങ്കിലേക്ക് മാറ്റിയിട്ടുള്ളതാണ്.)

3. ജനപ്രതിനിധികള്‍ക്ക് തുക തിരികെ നല്‍കാന്‍ സാധിക്കില്ല. 

(തുക തിരികെ നല്‍കിയ പഞ്ചായത്തുകളും ഉണ്ടാകാം. ഇക്കാര്യത്തില്‍ നാളിതുവരെ സര്‍ക്കാര്‍ നിര്‍ദ്ദേശം നല്‍കിയിട്ടില്ലാത്തതാണ്.)

ലയബിളിറ്റി കുറയ്ക്കല്‍

Debit : Covid Recovery Head 

Credit : Prior Period - Establishment Expenses

SDTSB അക്കൗണ്ടിലെ തുക  തനതുഫണ്ടിലേക്ക് മാറ്റിയ ശേഷം

Credit :  Treasury Account Of Covid

Debit : Own Fund Bank

ഉത്തരവിന്‍റെ വിശദാംശങ്ങള്‍ ഇനിപ്പറയും പ്രകാരമാണ്.

23-04-2020 തീയതിയിലെ സ.ഉ.(കൈ) നം.73/2020/ത.സ്വ.ഭ.വ. നമ്പര്‍ ഉത്തരവു പ്രകാരം  കോവിഡ് പകർച്ച വ്യാധിയുടെ പശ്ചാത്തലത്തിൽ തദ്ദേശ സ്വയം ഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളിലെ ജനപ്രതിനിധികളുടെ ഹോണറേറിയം 30 ശതമാനം വീതം ഒരു വർഷത്തേക്ക് കുറവ് ചെയ്യുന്നതിനു പകരം ഒരു മാസത്തെ ഹോണറേറിയം മാത്രം കുറവുചെയ്യുന്നതിന് നിര്‍ദ്ദേശിച്ചിരുന്നു.

നിലവിൽ ഒരു മാസത്തെ ഹോണറേറിയം ദുരിതാശ്വാസ നിധിയിലേക്ക് നൽകിയിട്ടുള്ള ജനപ്രതിനിധികളുടെ കാര്യത്തിൽ ഹോണറേറിയത്തിൽ നിന്നും ഇനിയും കുറവ് വരുത്തേണ്ടതില്ലെന്നും . അല്ലാത്തവരുടെ കാര്യത്തിൽ ഏപ്രിൽ മുതൽ നാലു ഗഡുക്കളായി ഒരു മാസത്തെ ഹോണറേറിയം കുറവുചെയ്യാവുന്നതാണെന്നും നിര്‍ദ്ദേശിച്ചിരുന്നു.

 തുടര്‍ന്ന് 18-12-2021 തീയതിയിലെ നമ്പർ: ജെ3 - 7277/2021 സര്‍ക്കുലര്‍ പ്രകാരം സര്‍ക്കാര്‍ ഇക്കാര്യത്തിലെ തുടര്‍നടപടികള്‍ എത്രയും വേഗം പൂര്‍ത്തീകരിക്കുന്നതിന് നിര്‍ദ്ദേശം നല്‍കിയിട്ടുള്ളതാണ്.

കോവിഡ് -19 പകർച്ചവ്യാധിയുടെ പശ്ചാത്തലത്തിൽ  തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളിലെ ജനപ്രതിനിധികളുടെ ഒരു മാസത്തെ ഓണറേറിയം കുറവ് ചെയ്യുവാൻ നിർദ്ദേശിച്ചിട്ടുണ്ടായിരുന്നു. എന്നാൽ ചില തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങൾ ടി തുക കുറവ് ചെയ്ത് പ്രത്യേക ട്രഷറി അക്കൗണ്ടിൽ സൂക്ഷിച്ചിരിക്കുന്നതായി സർക്കാരിന്റെ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെട്ടിട്ടുള്ളതാണ്. ടി സാഹചര്യത്തിൽ, തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളിലെ ജനപ്രതിനിധികളുടെ ഒരു മാസത്തെ ഓണറേറിയം കുറവ് ചെയ്യുവാനാണ് നിർദ്ദേശിച്ചിട്ടുണ്ടായിരുന്നതെന്നും ആയതിനാൽ തന്നെ ടി തുക പ്രത്യേകമായി സൂക്ഷിക്കേണ്ട ആവശ്യമുണ്ടായിരുന്നില്ലെന്നും സർക്കാർ വ്യക്തമാക്കിയിട്ടുണ്ട്. കൂടാതെ, ജീവനക്കാരുടെയും അധ്യാപകരുടേയും ശമ്പളത്തിന്റെ ഒരു ഭാഗം മാറ്റി വച്ചതിൽ നിന്നും വിഭിന്നമായി തദ്ദേശ സ്വയം ഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളിലെ ജനപ്രതിനിധികളുടെ ഒരു മാസത്തെ ഓണറേറിയം

 കുറവ് ചെയ്യുകയാണുണ്ടായിട്ടുള്ളതെന്നതിനാൽ തന്നെ ടി തുക തിരികെ നൽകുവാൻ സാധിക്കുകയില്ലെന്ന്  അറിയിച്ചിട്ടുണ്ട്.

- 1) ടി തുക ധനാഭ്യർത്ഥന 43 ന് കീഴിൽ 3604 മുഖ്യ ശീർഷകത്തിന് കീഴിൽ വരുന്ന അക്കൗണ്ടിൽ നിന്നും (പൊതു ആവശ്യഫണ്ട് / മെയിന്റനൻസ് ഫണ്ട് വികസന ഫണ്ട്) പിൻവലിച്ച തുകയാണെങ്കിൽ, പ്രസ്തുത തുക 3604-00-911-99-Recoveries of over payment എന്ന ശീർഷകത്തിൽ ട്രഷറിയിൽ ഒടുക്കേണ്ടതും , -

 ii) ടി തുക സ്ഥാപനത്തിന്റെ തനതു ഫണ്ടിൽ നിന്നും പിൻവലിച്ച തുകയാണെങ്കിൽ, പ്രസ്തുത തുക സ്ഥാപനത്തിന്റെ തനതു ഫണ്ടിലേക്കു തിരികെ ഒടുക്കേണ്ടതായിട്ടുള്ളതിനാൽ ബന്ധപ്പെട്ട സ്ഥാപനത്തിന്റെ തനത് അക്കൗണ്ട് സംബന്ധിച്ച വിശദാംശങ്ങൾ ലഭ്യമാക്കി ട്രഷറിയിൽ സൂക്ഷിച്ചിരിക്കുന്ന തുക പ്രസ്തുത തനതു ഫണ്ടിലേക്കു ഒടുക്കേണ്ടതുമാണ്.

ഇത്രയും വിശദമായി നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ ലഭ്യമായ ശേഷവും പലരും ഈ തുക ട്രഷറിയിലേക്ക് തിരിച്ചടയ്ക്കേണ്ടതാണെന്ന രീതിയിലുള്ള ചര്‍ച്ചകള്‍ നടക്കുന്ന സാഹചര്യത്തിലാണ് ഈ കുറിപ്പ് പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നത്.

Contributors

Manoj Mukundan, HC, Anakkara GP, Palakkad 9446 407 279 

Saneesh Kumar T B Head Clerk Chempu GP Eranakulam  94 95 030923

T K Sunilkumar JS PAU 2, Nedumkandam, Idukki Ernakulam  97 45 808377 

Shinaj V H HC Tarur GP, Palakkad  9633149868

Rekha M K Secretary Parathodu GP, Kottayam  94 95 252622

Own Fund Payments for Implementing Officers (നിര്‍വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ തനതുഫണ്ട്/സംയോജിത വിഹിതം ബില്ലുകള്‍ )

 പല അക്കൗണ്ടന്‍റുമാരും ഉന്നയിക്കാറുള്ള ചില ചോദ്യങ്ങള്‍-

?   പദ്ധതിയില്‍ വകയിരുത്തിയിട്ടുള്ള തനതുഫണ്ട്, ബ്ലോക്ക്  പഞ്ചായത്ത്, ജില്ലാ പഞ്ചായത്ത് വിഹിതങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവയില്‍  ഗുണഭോക്താക്കളുടെ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് തുക ട്രാൻസ്ഫർ ചെയ്യേണ്ടത് സെക്രട്ടറി ആണല്ലോ. 

അപ്പോള്‍ A.E യുടെ ബില്ലിലെ കോൺട്രാക്ടറുടെ അക്കൗണ്ടിലേക്കും സെക്രട്ടറി തന്നെയല്ലേ ട്രാൻസ്ഫർ ചെയ്യേണ്ടത്. അങ്ങനെ എങ്കിൽ A.E യുടെ ബില്ലിലെ IT, KCWWF, GST എന്നിവ സെക്രട്ടറി തന്നെയാണോ അടവാക്കേണ്ടത്?

?  റോഡ് അറ്റകുറ്റപ്പണിക്കും പുതിയ റോഡ് നിർമാണത്തിനും അക്കൗണ്ട് ഹെഡ്  വേറെയാണോ. അത് ഏതൊക്കെയാണ്?

?  A. E യുടെ ബിൽ പേയ്‌മെന്റ് ഓര്‍ഡര്‍ തയ്യാറാക്കുമ്പോള്‍ net payable അക്കൗണ്ട് head ഏതാണ്?

= കോൺട്രാക്ടറുടെ അക്കൗണ്ടിലേയ്ക്കും, KCWWF നും സെക്രട്ടറിക്ക് തന്നെ ട്രാൻസ്ഫർ ചെയ്യാവുന്നതാണ്. IT, GST എന്നിവ അടവാക്കുന്നതിനായി AE യ്ക്ക് ആ തുകയ്ക്കുള്ള ചെക്ക് നല്കി വിനിയോഗസാക്ഷ്യപത്രം വാങ്ങാവുന്നതാണ്.

റോഡ് മെയിൻ്റനസ് 2 ൽ തുടങ്ങുന്ന ഹെഡിലും, റോഡ് നിർമ്മാണം 4 ൽ തുടങ്ങുന്ന ഹെഡിലും കാണിക്കാവുന്നതാണ്

മറ്റൊരു ഓപ്ഷൻ കൂടി ഉണ്ട്. GST ചെല്ലാൻ AE യുടെ ലോഗിനിൽ തയ്യാറാക്കി സെക്രട്ടറിക്ക് അടവാക്കാവുന്നതാണ്. ബാങ്ക് മുഖേന income tax അടക്കുമ്പോൾ AE യുടെ TAN നമ്പർ ഉപയോഗിച്ച് അടക്കാവുന്നതാണ്

KCWWF പിരിച്ചെടുക്കുന്നതിനു ഒരു user charge ഈടാക്കണം.  (പിരിവ് തുകയുടെ 1%)

  ആ തുക പഞ്ചായത്തിന് അവകാശപ്പെട്ടതാണ്. ഏതെങ്കിലും ഒരു income ഹെഡിൽ അത് receipt ചെയ്യുക

തുക അക്കൗന്റിൽ വരവ് വന്നതാണെങ്കിൽ. അല്ലെങ്കിൽ പേയ്മെന്റ് ഓർഡർ തയ്യാറാക്കുമ്പോള്‍ ആ ഹെഡിൽ റിക്കവറി ആയി കാണിക്കുക

BiMS വഴി ആണ് പേയ്മെന്റ് ചെയ്യുന്നത് എങ്കിൽ തുക കരാറുകാരന് നൽകാം

നെറ്റ് പേയബിള്‍ അക്കൗണ്ട് ഹെഡ് സംബന്ധിച്ച്

ഈ വിഷയം പരിചയസമ്പന്നരായ അക്കൗണ്ടന്‍റുമാര്‍ പലരും അവഗണിക്കാറുള്ളതാണ്. ഭൂരിഭാഗം ചെലവുകളും സാംഖ്യയില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുമ്പോള്‍ 

മുകളിലെ Account Head (Dr) എന്നിടത്തും

താഴെ Net Payable (Acc. Head) എന്നിടത്തും

ഒരേ ഹെഡ് ഓഫ് അക്കൗണ്ട് തെരഞ്ഞെടുക്കുന്ന രീതിയാണ് സ്വീകരിക്കാറുള്ളത്. മുകളില്‍ 210200301 Monthly Honorarium - President എന്ന ഹെഡ് നല്‍കിയാല്‍ താഴെയും 210200301 Monthly Honorarium - President ഹെഡ് തന്നെ നല്‍കുകയാണ് നമുക്കു പരിചിതമായ രീതി.

പക്ഷേ, ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് രീതിയില്‍ ഇതിനെ വ്യത്യസ്തമായി കാണാന്‍ ശ്രമിക്കേണ്ടതുണ്ട്. മുഴുവന്‍ ചെലവുകളും പേയബിള്‍ ആക്കി ചെലവു ചെയ്യാനും മുഴുവന്‍ വരവുകളും റീസീവബിള്‍ ആക്കി വരവുവെക്കാനും ശ്രമിക്കണം. നമുക്കറിയാം ഇപ്പോഴും കുറേ വരവുകള്‍ നേരിട്ട് 1ല്‍ സ്വീകരിക്കുന്നുണ്ട്. അതിന്‍റെ അളവു കുറയ്ക്കണം. പലിശ, പിഴ തുടങ്ങി മുന്‍കൂട്ടി കാണാന്‍ കഴിയാത്തവ മാത്രം ഇന്‍കം ആക്കണം. ബാക്കിയുള്ളവ റിസീവബിള്‍ ആക്കി രശീതി ചെയ്യണം.

ഇതേപോലെ, ചെലവുകളും സാദ്ധ്യമായിടത്തെല്ലാം പേയബിള്‍ കണ്‍ട്രോള്‍ അക്കൗണ്ട് വഴി ചെയ്യണം. ഉദാഹരണത്തിന് 210100101 Salaries - Secretary എന്ന ഹെഡ്ഡില്‍ പേയ്മെന്‍റ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ 

350110101 Employee Liabilities - Gross Salary Payable

350110102 Employee Liabilities - Net Salary Payable

എന്നിവയുടെ ഉപയോഗം നാം ശ്രദ്ധിച്ചുകാണും.

ഇതേപോലെ പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ബില്ലുകളില്‍ ഒരിക്കലും ഏറ്റവും മുകളിലെ Payment Type ഭാഗത്ത് Admin.Expense Without Recovery പോലുള്ള എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്‍റ് ഹെഡ്ഡുകള്‍ തെരഞ്ഞെടുക്കരുത്. അവിടെ Development Fund Expenditure (Capital, Other Than Capital......) തുടങ്ങിയ ഹെഡ്ഡുകള്‍ തെരഞ്ഞെടുക്കണം. അങ്ങനെ ചെയ്യുമ്പോള്‍ 

മുകളില്‍ Account Head (Dr) എന്നിടത്ത് 25ല്‍ ആരംഭിക്കുന്ന പദ്ധതി റെവന്യൂ ചെലവ് ഹെഡ്ഡുകളോ 410ല്‍ ആരംഭിക്കുന്ന ആസ്തി ഹെഡ്ഡുകളോ നല്‍കിയാലും

താഴെ Net Payable (Acc. Head) എന്നിടത്ത് ഓട്ടോമാറ്റിക് ആയി ഹെഡ് വരില്ല. അവിടെ 

350100101 Suppliers’ Control Account

350100201 Contractors’ Control Account

350100301 Beneficiary Committee Conveners’ Control Account

350100401 Professionals’ Control Account

350100501 Elected Representatives’  Control Account

350109901 Other Creditors  Control Account

350110101 Employee Liabilities - Gross Salary Payable

തുടങ്ങിയവയാണ് വരിക. പദ്ധതിയില്‍ മിക്കവാറും കോണ്‍ട്രാക്ടര്‍, സപ്ലയര്‍, ബെനഫിഷ്യറി കമ്മിറ്റി തുടങ്ങിയവ തെരഞ്ഞെടുക്കാം.

ഈ രീതി ശീലിക്കുന്നത് ILGMSലേക്കു മാറുമ്പോള്‍ ആശയക്കുഴപ്പം ഉണ്ടാകാതിരിക്കാനും ഉപകരിക്കും. കാരണം അവിടെ മുഴുവന്‍ പേയ്മെന്‍റുകളും കണ്‍ട്രോള്‍ അക്കൗണ്ട് വഴി പേയബിള്‍ ആക്കിയ ശേഷമാണ് ചെലവു രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്.

Contributors

Manoj Mukundan, HC, Anakkara GP, Palakkad        9446 407 279 

Shinaj V H HC Tarur GP, Palakkad    9633149868  

Vipin Das P K ACC Vallappuzha GP Palakkad        94951 53710 

Bindu ACC Thachampara GP, Palakkad        82818 39988

BiMS Proceedings Showing Deduction Details without Beneficiary Details (ഗുണഭോക്താക്കളുടെ വിവരങ്ങളില്ലാതെ ഡിഡക്ഷന്‍ വിശദാംശങ്ങള്‍ മാത്രമായുള്ള ബിംസ് പ്രൊസീഡിംഗ്സ്)

https://bims.treasury.kerala.gov.in/

Bill Information and Management System 

BiMS സൈറ്റ് മുഖേനയാണ് നിലവില്‍ പഞ്ചായത്തുകളുടെ ട്രഷറി വിനിമയങ്ങള്‍ ഏറെയും നടക്കുന്നത്. ആദ്യകാലങ്ങളില്‍ ബിംസ് വഴി അനുവദിക്കുന്ന അലോട്ട്മെന്‍റുകളുടെ ബില്ലുകള്‍ മാത്രം സമര്‍പ്പിക്കാന്‍ ഉപകരിച്ചിരുന്ന ഈ ഓണ്‍ലൈന്‍ സംവിധാനം നിലവില്‍ ചെക്കുകളും റെമിറ്റന്‍സ് ചലാനുകളും എല്ലാം ഉപയോഗിച്ച് തുക കൈമാറാനും ഗുണഭോക്താക്കളുടെ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് തുക  ലഭിച്ചു എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്താനും സഹായിക്കുന്ന വലിയ സംവിധാനമായി മാറിക്കഴിഞ്ഞു. 

Beneficiary മാത്രം ഉള്‍ക്കൊള്ളിച്ചുള്ള പ്രൊസീഡിംഗ്സ് ബിംസില്‍ ചെക്കിനൊപ്പം ചെയ്യുക എളുപ്പമാണ്. Beneficiaryക്കൊപ്പം Deduction കൂടി ചേര്‍ക്കുമ്പോള്‍ അല്‍പ്പം ശ്രദ്ധിക്കണം എന്നുമാത്രം. അതും അത്ര പ്രശ്നമല്ല.

എന്നാല്‍ Beneficiary ഇല്ലാതെ Deduction മാത്രമായി പ്രൊസീഡിംഗ്സ് ഉണ്ടാക്കുമ്പോള്‍ നല്ല ശ്രദ്ധ വേണം. പലപ്പോഴും ആദ്യ തവണ ചെയ്താല്‍ ശരിയാകണമെന്നില്ല. Deduction ചേര്‍ത്തതിനു ശേഷം Beneficiaryചേര്‍ക്കാതെ പോയാലും ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി Beneficiaryവരാറുണ്ട്. (Self) . ഇവിടെ ചിലപ്പോള്‍ തുക പൂജ്യമായിരിക്കും. ചിലപ്പോള്‍ ചെക്കിന്‍റെ അതേ തുക തന്നെ വരും. രണ്ടായാലും ട്രഷറിയില്‍ ചെക്ക് പാസ്സാകില്ല.

അവര്‍ തിരിച്ചയയ്ക്കും. ഇങ്ങനെ റിട്ടേണ്‍ ചെയ്തവ കാണുന്നതിന് BiMS ഡിഡിഒ അഡ‍്മിന്‍ ലോഗിനില്‍ TSB- Proceedings status നോക്കുക. അതിൽ try status ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ അതിന് നേരെയുള്ള restore ബട്ടൺ active ആകും. നേരത്തെ അയച്ച proceedings cancel ആവുകയും, പുതിയൊരു proceedings നമ്പർ generate ചെയ്തു വരികയും ചെയ്യും. പുതിയ proceedings,  BiMS ഡിഡിഒ  ലോഗിനില്‍   proceedings edit മെനുവിൽ കാണാം. അതിൽ ആവശ്യമായ ഭേദഗതികൾ വരുത്തി പുനസ്സമർപ്പിക്കാം

ഇങ്ങനെ എഡിറ്റ് ചെയ്താലും ചിലപ്പോള്‍ അയയ്ക്കാന്‍ കഴിയാറില്ല. അതിനാല്‍ ഈ പ്രൊസീഡിംഗ്സ് ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്തുവെക്കുക. ഇനി ഇത് ഡിലിറ്റ് ചെയ്ത് പുതിയ പ്രൊസീഡിംഗ്സ് തയ്യാറാക്കലാണ് എളുപ്പം.

(അതിനായി പഴയ ചെക്ക് നമ്പറും വിശദാംശങ്ങളും കിട്ടാനായാണ് ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്തുവെക്കാന്‍ പറഞ്ഞത്. അതിലെ പ്രൊസീഡിംഗ്സിലെ ഡാറ്റയും പരാമര്‍ശങ്ങളും എല്ലാം ഒരു വേര്‍ഡ് ഫയലിലേക്ക് കോപ്പി ചെയ്തു വെക്കുന്നതും നല്ലതാണ്.)

പുതിയ പ്രൊസീഡിംഗ്സ് തയ്യാറാക്കിയാലും Beneficiary ഇല്ലാതെ Deduction മാത്രമായി സേവ് ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ Amount Mismatch എന്ന മെസ്സേജ് ചിലപ്പോള്‍ വരും. അതിനാല്‍ Beneficiary ഇല്ലാതെ Deduction മാത്രമായിചേര്‍ത്ത് Deductionന്‍റെ ഭാഗം മാത്രം സേവ് ചെയ്യുക. ഇനി വീണ്ടും എഡിറ്റ് എടുത്ത് ഏറ്റവും അടിയില്‍ വരുന്ന സേവ് ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുടര്‍ന്ന് സബ് മിറ്റ് ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഇതിനിടയില്‍ അറിയാതെ Beneficiary ഡീറ്റെയില്‍സിനു താഴെയുള്ള സേവ് ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്തു പോയാല്‍ നേരത്തേ കണ്ട പ്രശ്നങ്ങളെല്ലാം വീണ്ടും വന്നേക്കും. ഒന്നുകൂടി ഡിലിറ്റ് ചെയ്ത് പുതിയ പ്രൊസീഡിംഗ്സ് തയ്യാറാക്കലാണ് എളുപ്പം.

ഈ വഴിയൊന്നും പോകാതെയും ചില നേരം പ്രൊസീഡിംഗ്സ് സേവ് ആകുന്നതായും കണ്ടിട്ടുണ്ട്. (ദൈവാനുഗ്രഹം)

 (കപ്പേളയില്‍ മെഴുകുതിരി കത്തിക്കുന്നവര്‍ക്കും നേര്‍ച്ചപ്പെട്ടിയില്‍ കാണിക്കയിടുന്നവര്‍ക്കും മാത്രം)

Contributors

Manoj Mukundan, HC, Anakkara GP, Palakkad 9446 407 279 

Shinaj V H HC Tarur GP, Palakkad  9633149868

Budget Preparation - Non Plan Proposal (ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കല്‍ - നോണ്‍ പ്ലാന്‍ പ്രൊപ്പോസല്‍)

http://panchayathhelpdesk.blogspot.com/2021/12/budget-preparation-helper-for.html

Budget Preparation 

ഘടക സ്ഥാപന മേധാവികളുടെ യോഗം – ഡിസംബര്‍ 15

ഫോറങ്ങള്‍ നല്കല്‍ - ഡിസംബര്‍ 15

പ്രൊപ്പോസലുകള്‍ സ്വീകരിക്കല്‍ - ജനുവരി 15

സ്റ്റാന്റിംഗ് കമ്മിറ്റികള്‍ യോഗം – ജനുവരി 22

ധനകാര്യ സ്റ്റാന്റിംഗ് കമ്മിറ്റിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കല്‍ - ഫെബ്രുവരി 1

ബജറ്റ് ഫോറങ്ങള്‍ തയ്യാറാക്കല്‍ - മാര്‍ച്ച് 1

പ്ലാന്‍-നോണ്‍ പ്ലാന്‍ സംയോജനം

ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് യോഗം – മാര്‍ച്ച് 7 ന് മുമ്പ്

ബജറ്റ് അംഗീകാരം – മാര്‍ച്ച് 31 ന് മുമ്പ്

ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കലിനു മുന്നോടിയായി നോണ്‍ പ്ലാന്‍ ബജറ്റ് പ്രൊപ്പോസല്‍ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികള്‍ പുരോഗമിക്കുകയാണല്ലോ. ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികളുടെ യോഗനടത്തിപ്പുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ധാരാളം സംശയങ്ങള്‍ പുതിയ അക്കൗണ്ടന്‍റുമാരില്‍നിന്നും ഉയര്‍ന്ന സാഹചര്യത്തിലാണ് ഈ കുറിപ്പ് പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നത്.

ബജറ്റുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ഓഡിറ്റ് നിരീക്ഷണങ്ങളില്‍ ഏറ്റവും കൂടുതല്‍ ഇടം പിടിക്കാറുള്ളതാണ് നടപടിക്രമങ്ങള്‍ പാലിച്ചിട്ടില്ല എന്നത്. അതിനു പ്രധാനകാരണമാകാറുള്ളത്, ഡിസംബര്‍ 15നും ജനുവരി 15നും ഇടയില്‍ ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികളുടെ യോഗം തുടര്‍ന്ന് ഫെബ്രുവരി 1നകം വിവിധ സ്റ്റാന്റിംഗ് കമ്മിറ്റികളില്‍ നോണ്‍പ്ലാന്‍ ബജറ്റ് ചര്‍ച്ച എന്നിവ നടത്തിയതിന്റെ രേഖകള്‍ സൂക്ഷിക്കാത്തതാണ്. അതിനാല്‍ വിവിധ യോഗങ്ങളുടെ രജിസ്റ്ററില്‍ ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികളുടെ യോഗം രേഖപ്പെടുത്തണം. അതിന്റെ മിനുട്ട്‌സും രേഖപ്പെടുത്തണം.

പദ്ധതിയിതര ബജറ്റ് രൂപീകരണത്തിനും ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ മെയിന്റനന്‍സ് പ്ലാന്‍ രൂപീകരണത്തിനുമായുള്ള ശുപാര്‍ശകള്‍ സ്വീകരിക്കുന്നതിനായി വിളിച്ചുചേര്‍ത്ത ഘടകസ്ഥാപന മേധാവികളുടെ യോഗത്തില്‍ പങ്കെടുത്തവരുടെ ഹാജരും നടപടി ക്രമവും എന്ന്  തലക്കെട്ട് കൊടുക്കാം.


ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികളുടെ യോഗത്തില്‍ അടുത്ത ബജറ്റില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്താനുള്ള ആവശ്യങ്ങള്‍ മുഴുവനും വാങ്ങാം. അതതു വകുപ്പുകളില്‍നിന്നും തുക അനുവദിക്കാന്‍ സാദ്ധ്യതയുള്ള വേതനം തുടങ്ങിയവയൊഴികെ അടുത്ത ഒരു വര്‍ഷത്തെ അവരുടെ ആവശ്യങ്ങള്‍ എ2 ഷീറ്റില്‍ കൂടുതല്‍ വരികള്‍ ചേര്‍ത്തും വാങ്ങാം. ഇവിടെ ചിലര്‍ക്കെങ്കിലും സംശയം തോന്നാവുന്നത് മൃഗാശുപത്രി ചുറ്റുമതില്‍ കെട്ടല്‍ എന്നത് ആണ് ഒരു ഘടകസ്ഥാപനത്തിന്റെ ആവശ്യം. അത് പദ്ധതിയിതര ബജറ്റ് പ്രൊപ്പോസല്‍ അല്ലല്ലോ. ചുറ്റുമതില്‍ കെട്ടുന്നത് നമ്മള്‍ സാധാരണ ഗതിയില്‍ പദ്ധതിയില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയല്ലേ ചെയ്യുക. അങ്ങനെയുള്ളവ എ2 ഷീറ്റില്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടതുണ്ടോ. പദ്ധതിയുടെ ഭാഗമായും ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികളുടെ യോഗം വിളിച്ചുചേര്‍ക്കേണ്ടതുണ്ട്. കോവിഡ് സാഹചര്യത്തില്‍ ഈ യോഗത്തില്‍ത്തന്നെ പദ്ധതി പ്രൊപ്പോസലുകളും വാങ്ങുന്നത് നല്ലതായിരിക്കും എന്നേ പറയാന്‍ കഴിയൂ.
അവര്‍ തരുന്ന പ്രൊപ്പോസലുകളില്‍ പദ്ധതിയിതര ബജറ്റ് പ്രൊപ്പോസലുകളും ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ മെയിന്റനന്‍സ് പ്ലാനും വേര്‍തിരിച്ച് നമുക്ക് നോന്‍ പ്ലാന്‍ ബജറ്റിന്റെയും പ്ലാന്‍ ബജറ്റിന്റെയും നടപടികളുമായി മുന്നോട്ടു പോകാം.

ഡിസംബര്‍ 15-നോടനുബന്ധിച്ച് ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികളുടെ യോഗം വിളിച്ചു ചേര്‍ത്ത് നോണ്‍  പ്ലാന്‍ പ്രൊപ്പോസലിനുള്ള നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ തരുന്നതിന് ആവശ്യപ്പെടണം.

ബജറ്റ് പ്രെപ്പറേഷന്‍ ഹെല്‍പ്പര്‍ ടൂളിലെ എ1, എ2 ഷീറ്റുകള്‍ പ്രിന്‍റെടുത്ത് നല്‍കണം.

(പഞ്ചായത്ത് ഹെല്‍പ്പ് ഡെസ്ക്ക് - ടൂള്‍സ് ആന്‍റ് നോട്ട്സ് അറേഞ്ച്ഡ് സബ്ജക്ട് വൈസ് - അക്കൗണ്ട് ടൂള്‍സ് എന്ന ലിങ്കില്‍നിന്നും ബജറ്റ് പ്രെപ്പറേഷന്‍ ഹെല്‍പ്പര്‍ ടൂള്‍ ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യാം. ടൂള്‍ സംബന്ധിച്ച് കൂടുതല്‍ വിവരങ്ങള്‍

https://panchayathaccountsknowhow.blogspot.com/2021/12/budget-preparation-helper-for.html

എന്ന ലിങ്കില്‍ ലഭിക്കും. ഇത് ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത് ഹോം പേജില്‍ പഞ്ചായത്തിന്‍റെ പേര് മാറ്റിയാല്‍ പ്രിന്‍റെടുക്കാം. അല്ലെങ്കില്‍ ഈ ടൂള്‍ ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളിലേക്ക് അയച്ചുനല്‍കിയാല്‍, അവര്‍ക്ക് ടൈപ്പ് ചെയ്തു പ്രിന്‍റെടുക്കാം. അത് കാണാനും ഭംഗിയുണ്ടാകും.)

എ1 ഷീറ്റില്‍ ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ നോണ്‍പ്ലാന്‍ ചെലവു പ്രൊപ്പോസലുകളും 

എ2 ഷീറ്റില്‍ ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ നോണ്‍പ്ലാന്‍ വരവു പ്രൊപ്പോസലുകളും കാണാം.

ഇതില്‍ എന്തെല്ലാം പൂരിപ്പിക്കണം എന്നതാണ് പലരെയും അലട്ടുന്നത്.

ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ മുഴുവന്‍ ചെലവുകളും ഇതില്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ടതില്ല.

ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പളം വകുപ്പുമുഖേനയാണ്. പദ്ധതി പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ പ്ലാന്‍ പ്രൊപ്പോസലിന്‍റെ ഭാഗമാണ്.

ഇവയ്ക്കു പുറമേ, താല്‍ക്കാലിക ജീവനക്കാരുടെ ചെലവുകള്‍, സ്റ്റേഷനറി ചെലവുകള്‍,

വെള്ളം, വൈദ്യുതി, ഫോണ്‍ ചാര്‍ജുകള്‍

പദ്ധതിയുടെ ഭാഗമല്ലാതെയുള്ളവയും എന്നാല്‍ പഞ്ചായത്തില്‍നിന്നും തുക അനുവദിക്കേണ്ടവയുമായ മറ്റു ചെലവുകള്‍

തുടങ്ങിയവ എ1 ഷീറ്റിലും

ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളില്‍നിന്നുള്ള തനതുവരവുകള്‍ എ2 ഷീറ്റിലും രേഖപ്പെടുത്തണം.

മീന്‍കുളങ്ങള്‍, ഫലവൃക്ഷങ്ങള്‍ തുടങ്ങിയവയുടെ ആദായം, ഉപയോഗശൂന്യമായ മരുന്നു കുപ്പികള്‍ തുടങ്ങിയവ വിറ്റഴിച്ചതിന്‍റെ വരുമാനം തുടങ്ങിയവയുണ്ടെങ്കില്‍ ഇതില്‍ ചേര്‍ക്കണം.

എ1,എ2ഷീറ്റുകളിലൂടെ നോണ്‍ പ്ലാന്‍ പ്രൊപ്പോസല്‍ തരുന്നതിനോടൊപ്പം ഘടകസ്ഥാപനങ്ങള്‍ നേരിടുന്ന പ്രശ്നങ്ങള്‍ ആരായാനും അവയ്ക്കു പരിഹാരം കാണാനും ഈ യോഗം ഉപയോഗിക്കണം.

ബില്‍ പാസ്സാക്കലുമായി ബന്ധപ്പെട്ടോ, ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ക്ക് തുക അനുവദിക്കുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ടോ ഉള്ള ആശങ്കകള്‍ തീര്‍ക്കാനും ഈ അവസരം ഉപയോഗിക്കണം.

ഘടകസ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കുള്ള ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ക്കായി ഓരോ വര്‍ഷത്തേക്കുമുള്ള നോണ്‍ പ്ലാന്‍ പ്രൊപ്പോസലുകള്‍ തരുന്നത് ക്രോഡീകരിച്ച് ആ തുകയ്ക്കുള്ള പ്രോജക്ടാണ് ഓരോ വര്‍ഷവും ഈയിനത്തില്‍ വെക്കേണ്ടത്.

ചില പഞ്ചായത്തുകളില്‍ അതതു ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികളെത്തന്നെ നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥരാക്കി വിവിധ പ്രോജക്ടുകളാക്കിയാണ് ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ നടത്തുന്നത്.

ചിലയിടത്ത് പഞ്ചായത്ത് സെക്രട്ടറി നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥനായി ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ എന്ന പേരില്‍ ഒരൊറ്റ പ്രോജക്ടായും നടത്തിവരുന്നു. (തനതുഫണ്ട് / റോഡിതര സംരക്ഷണഫണ്ട്)

സെക്രട്ടറി നിര്‍വഹണം നടത്തുന്ന പ്രോജക്ടാണെങ്കില്‍ വര്‍ഷാരംഭത്തില്‍ത്തന്നെ, ആ വര്‍ഷത്തേക്ക് എത്ര തുകയാണോ ഘടകസ്ഥാപനങ്ങള്‍ ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ക്കുള്ള നോണ്‍ പ്ലാന്‍ ചെലവ് പ്രൊപ്പോസലായി തന്നിട്ടുള്ളത് അതിന്‍റെ പകുതി തുക അതത് ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് കൈമാറാവുന്നതാണ്. അതോടൊപ്പം തുക കൈമാറിയതായും അതിന്‍റെ വിനിയോഗം സംബന്ധിച്ചും താഴെക്കാണിക്കും പ്രകാരമുള്ള ഒരു അറിയിപ്പും ഘടകസ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു നല്‍കേണ്ടതാണ്.

മറ്റത്തൂര്‍‍ ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് സെക്രട്ടറിയുടെ

 നടപടി ക്രമങ്ങള്‍

(ഹാജര്‍ : ടി.ജി.സജി‍)

വിഷയം : മറ്റത്തൂര്‍‍ ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത്- ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ക്ക്

മുന്‍കൂര്‍ തുക അനുവദിച്ചുകൊണ്ട് ഉത്തരവ് പുറപ്പെടുവിക്കുന്നത് സംബന്ധിച്ച്

പരാമര്‍ശം : (൧) 83/2017/fin തിയതി 24.11.2017 -ാം നമ്പര്‍ ധനകാര്യവകുപ്പ് സര്‍ക്കുലര്‍

(൨) പ്രോ.നം. 94/20 കൈമാറിക്കിട്ടിയ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ ആവര്‍ത്തന

ചെലവുകള്‍ക്ക് പണം അനുവദിക്കല്‍

(൩) 2019-20 വര്‍ഷത്തെ ബജറ്റ് നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍

ഉത്തരവ് നമ്പര്‍ എ2-1000/2019 തിയതി 27-07-2019

മറ്റത്തൂര്‍ ഗ്രാമപ്പഞ്ചായത്ത് ജനകീയാസൂത്രണം രണ്ടാഘട്ടം 2019-20 വാര്‍ഷിക പദ്ധതിയില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയ പ്രോ. നം. 94/20 കൈമാറിക്കിട്ടിയ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ക്ക് പണം അനുവദിക്കല്‍ പ്രോജക്ട് പ്രകാരം‍ രൂ. 5,00,000/- വകയിരുത്തിയിട്ടുള്ളതാണ്. 2019-20 വര്‍ഷത്തെ ബജറ്റില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയതു പ്രകാരം ഓരോ ഘടക സ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കും ആനുപാതികമായി താഴെപ്പറയും വിധം മുന്‍കൂര്‍ തുക അനുവദിച്ചുകൊണ്ട് ഇതിനാല്‍ ഉത്തരവാകുന്നു. മേല്‍തുക അതത് ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ ട്രഷറി അക്കൗണ്ടിലേക്ക് വരവുവെക്കേണ്ടതും വൈദ്യുതി ബില്‍, വെള്ളക്കരം, ടെലഫോണ്‍ ചാര്‍ജ് തുടങ്ങിയ ആവര്‍ത്തനച്ചെലവുകള്‍ക്ക് വിനിയോഗിക്കേണ്ടതും വിനിയോഗശേഷം ആയതു സംബന്ധിച്ച സാക്ഷ്യപത്രം രേഖാമൂലം സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടതും കൂടുതല്‍ തുക ആവശ്യമായ പക്ഷം അപേക്ഷ സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടതും 2020 ഫെബ്രുവരി 28നു ശേഷം വിനിയോഗിക്കാതെ ബാക്കി വരുന്ന തുക പഞ്ചായത്ത് ഫണ്ടിലേക്ക് 15-03-2020നകം തിരിച്ചടവാക്കേണ്ടതുമാകുന്നു.

(൧) അസി.എന്‍ജിനീയര്‍, ത.സ്വ.ഭ.വ. - 12,000

(൨) കൃഷി ഓഫീസര്‍ - 17,500

(൩) പ്രധാനാധ്യാപകന്‍, ജിഎല്‍പിഎസ്, കോടാലി - 38,000

(൪) പ്രധാനാധ്യാപിക, ജിയുപിഎസ്, ലൂര്‍ദ്ദ്പുരം - 20,000

(൫) പ്രധാനാധ്യാപിക, ജിഎല്‍പിഎസ്, മറ്റത്തൂര്‍ - 23,500

(൬) ഐസിഡിഎസ് സൂപ്പര്‍വൈസര്‍ - 1,07,500

(൭) വെറ്ററിനറി സര്‍ജന്‍ - 2,500

(൮) പ്രധാനാധ്യാപിക, ജിയുപിഎസ്, വെള്ളിക്കുളങ്ങര - 25,500

ആകെ - രൂ.2,46,500/-

‍

സെക്രട്ടറി

പകര്‍പ്പ്

(൧) ട്രഷറി ഓഫീസര്‍, സബ് ട്രഷറി, പുതുക്കാട്

(൨) അതത് ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികള്‍ക്ക്

(൩) ബില്‍

ഘടകസ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കു കൈമാറുന്ന തുക മുന്‍കൂര്‍ നല്‍കുന്നതായി സാംഖ്യ/ILGMSല്‍ രേഖപ്പെടുത്തണം. അവരില്‍നിന്നു വിനിയോഗ സാക്ഷ്യപത്രം ലഭിക്കുന്ന മുറയ്ക്ക് അത് റെക്ടിഫിക്കേഷന്‍ ജേണല്‍ വഴി അതത് ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളുടെ ആവര്‍ത്തനച്ചെലവിനത്തിലേക്ക് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യണം. ഇനിയും തുക വേണമെന്ന് ഘടകസ്ഥാപനമേധാവികള്‍ റിക്വിസിഷന്‍ മുഖേന ആവശ്യപ്പെടുന്ന പക്ഷം, തുടര്‍ന്നും തുക അനുവദിക്കണം. സാമ്പത്തികവര്‍ഷാവസാനം ബാക്കി വരുന്ന തുക തിരികെ അടവാക്കുകയോ, അടുത്ത വര്‍ഷം തുടര്‍ന്ന് ഉപയോഗിക്കാന്‍ രേഖാമൂലം അനുവാദം നല്‍കുകയോ ചെയ്യാം.

അങ്ങനെ അനുവാദം നല്‍കുന്ന പക്ഷം, അടുത്ത വര്‍ഷം മേല്‍‍തുക കഴിച്ച് ബാക്കി തുക മാത്രമേ മുന്‍കൂറായി അനുവദിക്കാവൂ.

ഇക്കാര്യങ്ങളും അവരോടു പറയണം. ഇന്ന് എത്ര ആവശ്യപ്പെട്ടോ, അത്രയേ അടുത്തകൊല്ലം തരൂ. എന്ന ബോദ്ധ്യം വേണം. മാറ്റം വരുന്നുണ്ടെങ്കില്‍ അതിനുള്ളകാരണങ്ങളും കാണണം.

ഇത്രയും കാര്യങ്ങളാണ് ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കലുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ജനുവരി 15നകം ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടത്. 

Contributors

Manoj Mukundan, HC, Anakkara GP, Palakkad 9446 407 279 

Budget Preparation Helper (for Panchayaths) 2022-23 ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കല്‍

Budget Preparation Helper (for Panchayaths) 2022-23

 

***ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കാം. എളുപ്പത്തില്‍

***പ്രിന്റ് എടുക്കാം - Landscape or Portrati
***അനുബന്ധ റിപ്പോര്‍ട്ടുകളും കവര്‍ പേജും അടക്കം നമുക്കു തന്നെ ബജറ്റ് പുസ്തകരൂപത്തില്‍ തയ്യാറാക്കാം.

***മിനുട്ട്സിന്‍റെ ഭാഗമാക്കുന്നതിനായി പിഡിഎഫ് രൂപത്തില്‍ എക്സ്പോര്‍ട്ട് ചെയ്തെടുക്കാം. ആവശ്യമെങ്കില്‍ കോപ്പി പേസ്റ്റും ചെയ്യാം. (Print (L) ഷീറ്റിലെ ഡാറ്റ സെലക്ട് ചെയ്ത് കോപ്പി ചെയ്യാവുന്നതാണ്.)

ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതിനായി കിലയും പഞ്ചായത്ത് ഹെല്‍പ്പ് ഡെസ്‌ക്കും ചേര്‍ന്നു തയ്യാറാക്കിയ ബജറ്റ് പ്രെപ്പറേഷന്‍ ഹെല്‍പ്പര്‍ എന്ന ടൂളിനെക്കുറിച്ച്



2022-23 സാമ്പത്തികവര്‍ഷത്തേക്കുള്ള ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികള്‍ ഇനിയും ആരംഭിച്ചിട്ടില്ലാത്ത തദ്ദേശസ്വയംഭരണസ്ഥാപനങ്ങള്‍ എത്രയും വേഗം അതിനായുള്ള നീക്കങ്ങള്‍ ത്വരിതപ്പെടുത്തേണ്ടതുണ്ട്.



ഇതിനായി ആദ്യം www.PanchayathHelpDesk.BlogSpot.com എന്ന ബ്ലോഗില്‍നിന്നും Budget Preparation Helper ടൂള്‍ ഡൗണ്‍ലോഡ്‌ചെയ്യുക. ഇതില്‍ ഘടകസ്ഥാപനങ്ങളില്‍നിന്നും അടുത്ത വര്‍ഷത്തെ സാധ്യതാവരുമാനവും സാധ്യതാ ചെലവും ആരായാനുള്ള ഫോറം ലഭിക്കും. ഇത് പ്രിന്റ് എടുത്ത് മുഴുവന്‍ ഘടകസ്ഥാപനങ്ങള്‍ക്കും നല്‍കുക. അതിനുശേഷം അവരുടെ യോഗം വിളിച്ചുചേര്‍ത്ത് ഈകണക്കുകള്‍ അന്തിമമാക്കുക. മുഴുവന്‍ സ്റ്റാന്റിംഗ് കമ്മിറ്റികളും യോഗം ചേര്‍ന്ന് ഈ കണക്കുകള്‍ ക്രോഡീകരിക്കുക. സെക്രട്ടറിയുടേതായി ഈ കണക്കുകള്‍ അന്തിമമാക്കുക.
ഇനി 2020-21 അന്തിമകണക്കുകളും 2021-22ലെ നിലവിലെ കണക്കുകളും താരതമ്യപ്പെടുത്തി, 2021-22 ലെ ബജറ്റ് പരിഷ്‌ക്കരിക്കുക.
തുടര്‍ന്ന് 2022-23ലേക്കുള്ള കണക്കുകള്‍ കരട് തയ്യാറാക്കുക.


ഈ ടൂളിന്റെ ഏറ്റവും വലിയ സവിശേഷത ബജറ്റ് മുഴുവനായും ഒരേ ഷീറ്റില്‍നിന്നും ഒറ്റയടിക്കു പ്രിന്റ് നല്‍കാമെന്നതാണ്. അതുപോലെ ഡാറ്റയില്ലാത്ത ഭാഗങ്ങള്‍ ഒഴിവാക്കി ലഘുരൂപത്തില്‍  പ്രിന്റ് ചെയ്യാനും ഇതില്‍ സൗകര്യമുണ്ട്. ഒരൊറ്റ ഷീറ്റിലായതിനാല്‍ പിഡിഎഫ് രൂപത്തിലേക്ക് സേവ് ചെയ്താല്‍ സകര്‍മ്മയിലേക്കും വെബ്‌സൈറ്റിലേക്കും അപ്.ലോഡ് ചെയ്യാനും എളുപ്പമാണ്.  ആവശ്യമെങ്കില്‍ കോപ്പി പേസ്റ്റും ചെയ്യാം. (Print (L) ഷീറ്റിലെ ഡാറ്റ സെലക്ട് ചെയ്ത് കോപ്പി ചെയ്യാവുന്നതാണ്.)

 പല പഞ്ചായത്തുകളിലും ബജറ്റിന്റെ പൂര്‍ണ്ണരൂപം പ്രിന്റെടുത്തു സൂക്ഷിക്കുമെങ്കിലും അത് വിതരണം ചെയ്യാറില്ല. അങ്ങനെ ചെയ്യണമെന്ന് പലരും ആവശ്യപ്പെടാറുണ്ടെങ്കിലും, നിയമം അനുശാസിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിലും അത് ഒഴിവാക്കാറുണ്ട്. അതിനു പ്രധാന കാരണം 50-70 പേജുകള്‍ ഒരു കോപ്പിക്കു വേണ്ടിവരും എന്നതിനാലാണ്. അതില്‍ പലഭാഗവും ആ പഞ്ചായത്തിനെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം അപ്രസക്തവും ആകാറുണ്ട്. പ്രത്യേകിച്ചും ബജറ്റ് വര്‍ഷങ്ങളില്‍ വകയിരുത്തലുകള്‍ വരാത്ത വരികള്‍. ഇത്തരം ഭാഗങ്ങള്‍ ഒഴിവാക്കുന്നതിനായി Budget Short എന്നൊരു ഷീറ്റ് കൂടി ചേര്‍ത്തിട്ടുണ്ട്. ഇതിലെ ഫില്‍ട്ടറുകള്‍ ഉപയോഗിച്ചാല്‍ 10-14 പുറത്തില്‍ (5-7 ഷീറ്റ്) നമുക്ക് ബജറ്റിന്റെ ഏകദേശരൂപം പ്രിന്റ് നല്‍കാന്‍ സാധിക്കും. ഇത് എല്ലാവര്‍ക്കും നല്‍കുമ്പോള്‍ സങ്കടം വരില്ലെന്നു കരുതാം.


ജില്ലാ ആസൂത്രണ സമിതി മുമ്പാകെ ഹാജരാക്കാനുള്ള തനതുഫണ്ട് സംബന്ധിച്ചുള്ള സാക്ഷ്യപത്രം ബജറ്റ് പ്രെപ്പറേഷന്‍ ഹെല്‍പ്പറില്‍ ലഭ്യമാണ്.

     (1) എവിടെ നിന്നു ലഭിക്കും -  
ഈ ടൂള്‍ www.PanchayathHelpDesk.BlogSpot.com എന്ന ബ്ലോഗില്‍നിന്നും സൗജന്യമായി ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. വിലാസം ടൈപ്പ് ചെയ്താല്‍ തെറ്റും എന്നു തോന്നുന്നവര്‍ക്ക് ഗൂഗിളില്‍ Panchayath Help Desk എന്നുനല്‍കിയാല്‍ ബ്ലോഗിന്റെ ലിങ്ക്  ലഭിക്കുന്നതാണ്. (Manu's Panchayath Help Desk Main Page) ബ്ലോഗില്‍ വലതുഭാഗത്തായി കാണുന്ന  Tools and Notes Arranged Subject wise  എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇതില്‍  Accounts   തെരഞ്ഞെടുക്കുക. ഇപ്പോള്‍  Account Tools എന്ന പോസ്റ്റ് കാണാം. ഇതില്‍ Budget സംബന്ധമായ നിരവധി ടൂളുകള്‍ ലഭിക്കും.  (ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കല്‍, സാംഖ്യ ഡാറ്റയില്‍നിന്നും ബജറ്റ് റിവൈസ് ചെയ്യാനുള്ള ഡാറ്റ ലഭിക്കല്‍, പ്രോജക്ടുകളുടെ ഡാറ്റ ബജറ്റിലേക്ക് ചേര്‍ക്കല്‍ തുടങ്ങി നിരവധി ടൂളുകള്‍ ഈ ആവശ്യത്തിനായി തയ്യാറാക്കിയിട്ടുണ്ട്.)

      (2) എല്ലാ കമ്പ്യൂട്ടറിലും ലഭിക്കില്ലേ -
KSWAN കണക്ഷന്‍ മാത്രമുള്ള കമ്പ്യൂട്ടറില്‍ ഈ ബ്ലോഗ് ലഭിക്കില്ല. അതിനാല്‍ BSNL, BBNL, തുടങ്ങിയ ബ്രോഡ് ബാന്‍ഡ് കണക്ഷനുകളോ, നെറ്റ് സെറ്റര്‍ പോലുള്ള സംവിധാനങ്ങളോ ലഭ്യമായ കമ്പ്യൂട്ടറുകളിലേ ഈ ബ്ലോഗ് ലഭിക്കൂ.

      (3) എന്തു കൊണ്ട് ബ്ലോഗ് -
ഈ ടൂള്‍ ഉപയോഗപ്പെടുത്തുന്ന പല പഞ്ചായത്തുകളിലെയും പ്രതിഭാശാലികളായ ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ നിരവധി പുതുക്കലുകള്‍, തെറ്റുതിരുത്തലുകള്‍ നിര്‍ദ്ദേശിക്കാറുണ്ട്. ഓരോ തവണയും വരുത്തുന്ന മാറ്റങ്ങള്‍ക്കു ശേഷം പുതിയ ടൂള്‍ ഓരോ പഞ്ചായത്തിലേക്കും അയച്ചുകൊടുക്കുക ക്ലേശകരമാണ്. അതിനാല്‍ മാറ്റങ്ങള്‍ വരുത്തിയ ഫയലും, എന്തെല്ലാം മാറ്റങ്ങള്‍ വരുത്തിയെന്ന വിവരവും ബ്ലോഗില്‍ അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്തുകൊണ്ടിരിക്കും. അത് ആര്‍ക്കും സൗജന്യമായി ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത് ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്.

      (4) മറ്റു ടൂളുകള്‍ ഉപയോഗിക്കുന്നവര്‍ക്കോ -
നിലവില്‍ സമാനമായ മറ്റു ടൂളുകള്‍ ഉപയോഗിക്കുന്നവര്‍ക്കും അനായാസം ഈ ടൂളിലേക്ക് മാറാവുന്നതാണ്. കാരണം, ഇതിലെ ഷീറ്റുകളിലെ മാതൃകയിലായിരിക്കും പലരും ഉപയോഗിക്കുന്ന ടൂളുകളിലെയും ഷീറ്റുകള്‍ സെറ്റ് ചെയ്തിട്ടുള്ളത്. അതിലെ ഡാറ്റ കോപ്പി ചെയ്ത് ഈ ടൂളിലേക്ക് പേസ്റ്റ് സ്‌പെഷ്യല്‍ വാല്യൂസ് വഴി പകര്‍ത്താവുന്നതാണ്.

      (5) പേസ്റ്റ് സ്‌പെഷ്യല്‍ വാല്യൂസ് എന്തിന് -
എക്‌സല്‍ ടൂളുകളില്‍നിന്നും മറ്റ് എക്‌സല്‍ ടൂളുകളിലേക്ക് ഡാറ്റ പകര്‍ത്തുമ്പോള്‍ പേസ്റ്റ് സ്‌പെഷ്യല്‍ വാല്യൂസ് വഴി വേണം ചെയ്യാന്‍. പല ടൂളുകളിലെയും ഫോര്‍മാറ്റുകള്‍ വ്യത്യസ്തമായിരിക്കും. അതിനാല്‍ വെറുതേ കോപ്പി പേസ്റ്റ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ആ ഫോര്‍മാറ്റിന്റെ ഭംഗി നഷ്ടപ്പെടും. ടൂളിന്റെ അലൈന്‍മെന്റ് മാറാനും സാധ്യതയുണ്ട്. അതിന്റെ നഷ്ടം ഉപയോഗിക്കുന്ന നമ്മള്‍ക്കു തന്നെയാണ്. അതിനാല്‍ പേസ്റ്റ് സ്‌പെഷ്യല്‍ വാല്യൂസ് തന്നെ ശീലിക്കുക.

     (6) പേസ്റ്റ് സ്‌പെഷ്യല്‍ വാല്യൂസ് എങ്ങനെ -
പേസ്റ്റ് സ്‌പെഷ്യല്‍ വാല്യൂസ് എന്നതിന് ഷോര്‍ട്ട്കട്ട് ഇല്ല എന്നു പറയാം. ഇത് രണ്ടു തരത്തില്‍ ചെയ്യാം. ഡാറ്റ കോപ്പി ചെയ്തു കഴിഞ്ഞ് എവിടെയാണോ പേസ്റ്റ് ചെയ്യേണ്ടത് അവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത്, റൈറ്റ് ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് പേസ്റ്റ് സ്‌പെഷ്യല്‍ എന്ന ഓപ്ഷന്‍ തെരഞ്ഞെടുക്കുക. ഇപ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്ന ഡയലോഗ് ബോക്‌സില്‍ വാല്യൂസ് എന്ന ഓപ്ഷന്‍ തെരഞ്ഞെടുത്ത് ഓക്കെ പ്രസ് ചെയ്യുക. ഇങ്ങനെ ചെയ്യുമ്പോള്‍ എവിടെനിന്നു കോപ്പി ചെയ്താലും അതിലെ ഡാറ്റ മാത്രമേ പകര്‍ത്തൂ, ഫോണ്ട്, അലൈന്‍മെന്റ്, ഫോര്‍മുലകള്‍ തുടങ്ങിയവയൊന്നും പകര്‍ത്തില്ല.

പേസ്റ്റ് സ്‌പെഷ്യല്‍ വാല്യൂസ് ചെയ്യാന്‍ ഒരു ഷോര്‍ട്ട്കട്ടും ഉപയോഗപ്പെടുത്താം. കോപ്പി ചെയ്യുന്നതിന് Ctrl+C കീ കോംബിനേഷന്‍ ഉപയോഗപ്പെടുത്തുക. ഇനി എവിടെയാണോ പേസ്റ്റ് ചെയ്യേണ്ടത്, ആ സെല്ലില്‍ ക്ലിക്ക്  ചെയ്യുക. Ctrl + Alt + V  (കണ്‍ട്രോള്‍, ആള്‍ട്ട് എന്നീ കീകള്‍ അമര്‍ത്തി ഒപ്പംതന്നെ വി എന്ന ബട്ടണും അമര്‍ത്തുക), ഇപ്പോള്‍ പേസ്റ്റ് സ്‌പെഷ്യല്‍ ഡയലോഗ് ബോക്‌സ് വരും. ഇതില്‍നിന്നും വാല്യൂസ് സെലക്ട് ചെയ്യുന്നതിന് വീണ്ടും V ബട്ടണ്‍ അമര്‍ത്തുക. ഇനി ഓക്കെ ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുകയോ, എന്‍റര്‍ കീ പ്രസ് ചെയ്യുകയോ ആകാം.

    (7) മറ്റു ടൂളുകളില്‍നിന്നും ഇതിന്റെ പ്രധാന ഗുണങ്ങള്‍ -
മിക്കവാറും ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള ടൂളുകളിലെല്ലാം നിര്‍ദ്ദിഷ്ട മാതൃകയിലുള്ള ഷീറ്റുകള്‍തന്നെയാണ് ഉപയോഗിച്ചിരിക്കുക. അതേ മാതൃകയിലാണ് ഇതിലെയും ഷീറ്റുകള്‍ സെറ്റ് ചെയ്തിട്ടുള്ളത്. പക്ഷേ, പ്രിന്റ് കൊടുക്കുമ്പോള്‍ ഓരോ ഷീറ്റായി പ്രിന്റ് നല്‍കേണ്ടതില്ല. കാരണം, Budget to Print എന്ന ഷീറ്റില്‍ മുഴുവന്‍ പേജിലെയും ഡാറ്റ ലഭ്യമാണ്. അത് ഒറ്റയടിക്കു പ്രിന്റ് നല്‍കാവുന്നതാണ്. ഇതുകൊണ്ട് രണ്ടു ഗുണമാണ്.
(ഒന്ന്) സമയലാഭം - ഓരോ പേജും പ്രിന്റ് നല്‍കുന്നതിനേക്കാള്‍ വേഗത്തില്‍ നമുക്ക് ഈ ഷീറ്റ് പ്രിന്റ് ചെയ്യാം.
(രണ്ട്) പേജ് ലാഭം - ഒറ്റയടിക്ക് പ്രിന്റ് നല്‍കുന്നതിനാല്‍, ഡബിള്‍സൈഡില്‍ പ്രിന്റ് ചെയ്യാം.

ഇതില്‍ ബജറ്റ് ലാന്‍ഡ് സ്‌ക്കേപ്പ് രൂപത്തിലും പോര്‍ട്ട്രെയ്റ്റ് രൂപത്തിലും പ്രിന്റ് എടുക്കുന്നതിനുള്ള സൗകര്യം ഒരുക്കിയിട്ടുണ്ട്.

ഈ ടൂളില്‍ ബജറ്റിലെ കണക്കുകള്‍ സംബന്ധിച്ചുള്ള റിപ്പോര്‍ട്ടുകളും ചേര്‍ത്തിട്ടുണ്ട്. അത് തെറ്റുകള്‍ കുറയ്ക്കാന്‍ സഹായിക്കും.



   (8) വിശദവിവരങ്ങള്‍ക്ക് ആരുമായി ബന്ധപ്പെടണം -
ഈ ടൂള്‍ സംബന്ധമായ സാങ്കേതികവിഷയങ്ങള്‍ക്ക് പഞ്ചായത്ത് ഹെല്‍പ്പ് ഡെസ്‌ക്കിലെ മനു രാപ്പാളുമായും (9446 407 279) ഡാറ്റ സംബന്ധമായ അക്കാദമികവിഷയങ്ങള്‍ക്ക് സാംഖ്യ എക്സ്പെര്‍ട്ടായ കെ.സി. ജെയിംസുമായും (9496 000 666) മറ്റു വിഷയങ്ങള്‍ക്കെല്ലാം കിലയിലെ ഐടി വിഭാഗത്തിലെ പി.എ.അനൂപുമായും (860 600 77 79) ബന്ധപ്പെടാവുന്നതാണ്.

website :
http://panchayathhelpdesk.blogspot.com/

ഈ ആവശ്യത്തിലേക്കായി പഞ്ചായത്ത് ഹെല്‍പ്പ് ഡെസ്‌ക്ക് തയ്യാറാക്കിയ മറ്റു ടൂളുകളും അടുത്ത ദിവസങ്ങളില്‍ പുതിയ പരിഷ്‌ക്കാരങ്ങളോടെ പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നതാണ്.
(1) Project to Budget Mapping Helper with Gender Peformance Budgets -- ബജറ്റിനായി പ്രോജക്ടുകളുടെ വിവരം ലഭിക്കല്‍
(2) Budget Sheet Data from Saankhya Reports ബജറ്റിലേക്ക് ആവശ്യമുള്ള ഏതാണ്ട് എല്ലാ വിവരങ്ങളും ലഭിക്കല്‍
(3) ILGMS വിന്യസിച്ചിട്ടുള്ള പഞ്ചായത്തുകളുടെ ബജറ്റ് രൂപീകരണത്തിനാവശ്യമായ ഡാറ്റകള്‍ ക്രോഡീകരിക്കുന്നതിനുള്ള ടൂളും അധികം വൈകാതെ തയ്യാറാകും.

Contributors

Manoj Mukundan, HC, Anakkara GP, Palakkad 9446 407 279